ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารประจำวัน

ใช้เทคนิคการสื่อสารที่เหมาะสม

ในการแสดงออกอย่างมีประสิทธิภาพ ไมจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงการแสดงความรู้สึกส่วนตัว ความรู้สึกแม้จะเป็นเชิงลบก็ถือว่ายอมรับได้ เนื่องจากความรู้สึกจะบอกเราว่าคุณกำลังเผชิญกับอะไร (เช่น ท้อแท้ ไว้วางใจ หงุดหงิด โกรธ กระวนกระวาย พึงพอใจ กระตือรือร้น ฯลฯ)

ผู้จัดการที่ดีปฏิเสธคำขอของทีมได้ในบางครั้ง การตอบรับทุกอย่างจะทำให้ความสำคัญของคุณด้อยลงไป ผู้จัดการที่ดีต้องสามารถปฏิเสธคำขอได้เป็นครั้งคราวโดยไม่สร้างความตึงเครียดและในขณะเดียวกันก็รักษาคุณภาพความสัมพันธ์ไว้

เมื่อคุณถูกวิพากษ์วิจารณ์ในเชิงลบ ใช้วิธีแยกแยะ บอกว่า “นี่คือข้อเท็จจริง” เมื่ออีกฝ่ายพูดข้อเท็จจริง หรือ “นี่คือความเห็นของคุณ” หากเป็นการตัดสิน วิธีนี้พัฒนาขึ้นโดยนักจิตวิทยา Manuel Smith

ในการแสดงออกอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถเลือกใช้ข้อเท็จจริง อธิบายกระบวนการทำงานในอนาคต หรือแสดงความรู้สึกส่วนตัว ในทางตรงกันข้าม คุณควรหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นหรือตัดสินอะไร

รูปแบบการแสดงออกที่มีประสิทธิภาพน้อยกว่าคือ เวอร์ชันที่ “ด้อยลง” ของรูปแบบการแสดงออกที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ความประสงค์คือฝันหวานเกี่ยวกับความจริง ความเห็นมักเกี่ยวข้องกับความรู้สึกที่ไม่สามารถแสดงออกมาได้ และความปรารถนาคือความมุ่งมั่นที่อ่อนกำลัง

คำถามโดยทั่วไปของการฟังเชิงรุกคือ คำถามปลายเปิด เชื่อมโยงกับสิ่งที่อีกฝ่ายเพิ่งพูดมา และสอบถามไม่เพียงข้อเท็จจริงเท่านั้นแต่รวมถึงความรู้สึกที่ได้รับด้วย คำถามปลายปิดเป็นประโยชน์ในการหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง แต่อาจจบการสนทนาได้

เมื่อขอให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น คุณก็แสดงให้เห็นว่าความคิดเห็นของแต่ละคนมีคุณค่า แม้ว่าจะไม่ได้เข้าใจกันทุกคน นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้การอภิปรายสร้างสรรค์

ในการสนับสนุนให้ทุกคนพูด สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดพื้นที่การอภิปรายที่ทุกคนรู้สึกเป็นอิสระและพูดได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะถูกตัดสินหรือถามคำถามที่ไม่เข้าท่า ตั้งกฎเพื่อการประพฤติที่ดี (เช่น อย่าขัดจังหวะ ติชมอย่างสร้างสรรค์แทนที่จะวิพากษ์วิจารณ์ในเชิงลบ ฯลฯ) และเตือนให้พวกเขารักษากฎถ้าจำเป็น

เมื่อแสดงความคิดเห็นอย่างระมัดระวัง คุณเปิดให้อภิปรายในขณะที่บอกเล่ามุมมองของตนเอง นี่ยังเป็นวิธีที่จะสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่นเพื่อให้ประเด็นที่อภิปรายก้าวหน้าไป หากมีปัญหาระหว่างบุคคล อาจเป็นเรื่องดีที่จะถามผู้อื่นว่าเขาเข้าใจเราอย่างไร ซึ่งจะช่วยแก้ไขปัญหาการสื่อสารได้

ควรให้ความสำคัญสูงสุดกับการแสดงออกสี่แบบ: แสดงความคิดเห็นอย่างระมัดระวัง ถามความคิดเห็นของผู้อื่น เรียบเรียงความคิดของผู้อื่นอีกครั้งอย่างสร้างสรรค์ และสุดท้ายสรุปจากมุมมองต่างๆ ของผู้พูดหลายๆ คน

เสนอแนะให้ผู้เข้าร่วมอภิปรายใช้วลี “ใช่ และ… Yes and” แทนที่จะเป็น “ใช่ แต่…Yes but” เพื่อส่งเสริมให้พวกเขาแสดงความเห็นที่สอดคล้องกับความเห็นของผู้อื่น

คุณควรแสดงความคิดเห็นอย่างระมัดระวัง การทำเช่นนี้แสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับประเด็นนี้ เพื่อให้สื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างเหมาะสม ถามตัวเองว่าพวกเขาแตกต่างจากคุณอย่างไร: พวกเขามีบุคลิกเปิดเผยหรือเก็บตัว ใจร้อนหรือเชื่องช้า ใช้เหตุผลหรือใช้อารมณ์ เน้นจินตนาการหรือเน้นลงมือปฏิบัติ ยืดหยุ่นหรือเป็นระบบ

เมื่อติชมอย่างสร้างสรรค์ คุณควรยึดพูดเกี่ยวกับความรู้สึกเมื่อให้รายการผลกระทบเชิงลบที่สังเกตเห็น อาจเป็นเหตุการณ์จริงหรือความรู้สึก (เช่น ความท้อแท้ ความวิตกกังวล ความกระตือรือร้น ฯลฯ) การตำหนิเพียงอย่างเดียวคือการวิพากษ์วิจารณ์พฤติกรรมโดยไม่เสนอวิธีแก้ไข ซึ่งมักจะทำให้ความสัมพันธ์สิ้นสุดลง

คุณจะชมเชยพนักงานอย่างไร เริ่มโดยอธิบายพฤติกรรมและสิ่งที่พวกเขาได้ทำ จากนั้นเน้นที่ผลกระทบเชิงบวก สุดท้าย แสดงความพึงพอใจของคุณ

เมื่อติชมอย่างสร้างสรรค์ คุณควรอธิบายพฤติกรรมที่เป็นปัญหาซึ่งคุณสังเกตเห็น ให้ถูกต้องแม่นยำที่สุดเท่าที่จะทำได้ขณะที่พูดโดยใช้บุรุษที่หนึ่ง เพื่อเราจะเป็นผู้รับผิดชอบต่อที่สิ่งที่พูด ระมัดระวังอย่าพูดว่าอีกฝ่ายตั้งใจทำอะไร การพูดว่า “ฉันเสียใจเพราะสิ่งที่คุณพูด” กับการพูดว่า “คุณพยายามทำให้ฉันเสียใจ” นั้นแตกต่างกันมาก

หากคุณต้องการวิพากษ์วิจารณ์ ให้ทำเป็นการส่วนตัว ให้โอกาสอีกฝ่ายอภิปรายและพยายามอย่าอารมณ์เสีย

หน้าต่าง Johari ซึ่งสร้างขึ้นโดย Joseph Luft และ Harrington Ingham ในปี 1955 เป็นเมทริกซ์ที่ใช้ในการสื่อสาร โดยแบ่งออกเป็นสี่ส่วน: บริเวณเปิดเผย (ตนเองรู้และผู้อื่นรู้), บริเวณจุดบอด (รู้เฉพาะผู้อื่น), บริเวณซ่อนเร้น (รู้เฉพาะตนเอง) และบริเวณอวิชา (ตนเองไม่รู้และผู้อื่นไม่รู้)

พนักงานของคุณพยายามเรียกร้องความสนใจไม่ว่าจะทำอะไรและต่อต้านอยู่เสมอ บางคนมีกลยุทธ์ที่จะเรียกร้องการมีตัวตนจากผู้คนรอบข้างโดยไม่รู้ตัว พวกเขาอาจพยายามโดดเด่นไม่ว่าจะทำอะไร ประพฤติตนในเชิงต่อต้านอยู่เสมอ ฯลฯ จิตแพทย์ Eric Berne ผู้ก่อตั้งการวิเคราะห์การสื่อสารสัมพันธ์ระหว่างบุคคลได้ศึกษาอย่างลึกซึ้งถึงสัญญาณของการรับรู้ตัวตน

Éditions Eyrolles